數(shù)字檔案室，是指機關(guān)在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。
與傳統(tǒng)檔案室相比較，數(shù)字檔案室具有獨有的特點和功能：
1） 檔案資源“數(shù)字”化。數(shù)字檔案室以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、 圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案室的基本特征。
2） 檔案實體“虛擬化”。通過對紙質(zhì)檔案、 縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進行管理和規(guī)范。
3） 檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務(wù)流程、標準規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。
4） 信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案室依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。
5） 檔案利用知識化。數(shù)字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎(chǔ)上有機組織并鏈接起來，以動態(tài)分布的方式為用戶提供服務(wù)，實現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉(zhuǎn)變。
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的無限延伸，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已深刻地影響了人們的工作、學(xué)習(xí)、生活和娛樂，我們已不可逆轉(zhuǎn)地進入了大數(shù)據(jù)時代。面對大數(shù)據(jù)時代的機遇與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案室必須向數(shù)字檔案室轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
2014年2月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā) 《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》要求：“各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè) 列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上 統(tǒng)籌安排，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化”，“支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信 息上傳網(wǎng)絡(luò)，開展遠程利用”。
《福建省國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二〇三五年遠景目標綱要》（閩政〔2021〕4號）中推進公共數(shù)據(jù)資源開放共享中明確指出“建立完善全省公共數(shù)據(jù)資源目錄，實施政務(wù)數(shù)據(jù)匯聚應(yīng)用工程，完善人口、法人、社會信用、自然資源和空間地理等基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 資源庫、電子證照等重點資源庫，分期分批建設(shè)行業(yè)主題數(shù)據(jù)庫，進一步規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案管理，推動數(shù)字檔案室、檔案館建設(shè)。拓展公共數(shù)據(jù)開放維度，促進與民生緊密相關(guān)、社會迫切需要、產(chǎn)業(yè)發(fā)展急需的重點領(lǐng)域公共數(shù)據(jù)資源開放。健全政務(wù)數(shù)據(jù)匯聚共享保障機制，統(tǒng)籌推進政務(wù)數(shù)據(jù)跨部門、多層級匯聚共享和“一源多用”，打破信息孤島，把“數(shù)據(jù)池塘”匯聚成“數(shù)據(jù)海洋”。
2013年10月《楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會上的講話》：數(shù)字檔案館（室）是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔 案館（室）的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館（室），是對傳統(tǒng)檔案館（室）的升級，是“第二代”或“升級版”的檔案館（室）。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是 看是否建成數(shù)字檔案館（室）。可以說建設(shè)數(shù)字檔 案館（室），是實現(xiàn)我國檔案工作現(xiàn)代化，把我國建成檔案強國的一項迫切任務(wù)和重要內(nèi)容。
建設(shè)目標：數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)以文書、專業(yè)、照片、多媒體等多種檔案數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，以硬盤、光盤、磁帶等數(shù)字化設(shè)備為載體，以傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和電子文件歸檔管理的一體化為重點，以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系、形成統(tǒng)一的信息資源共享中心、實現(xiàn)一站式信息服務(wù)、一體化集團管控打下堅實基礎(chǔ)，同時也有效推動實現(xiàn)檔案信息資源高效、精準服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)（機關(guān)）各類檔案信息資源（包括業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)）的規(guī)范管理和有效利用。